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個人情報の取扱について

TIS東北は、個人情報等を含む情報の取り扱いについて、プライバシーマークおよび情報セキュリティマネジメントシステムの要求事項に準拠した管理を実施しております。

個人情報保護管理責任者
管理部長  鶴岡 主税

Ⅰ.利用目的について

1. 当社が保有するお客様の個人情報の利用目的は次のとおりです。

(1)お客様に関する個人情報
・セミナー・展示会等のイベントご案内、商品・サービスの情報や宣伝物等のご提供、商品・サービスのご提案またはご提供、販売・サービス窓口のご紹介等
・より良い商品・サービス開発のための調査・分析のため
・保守・サポートのご提供のため
・お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
・お取引先との取次ぎ、媒介等
上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。
(2)お取引先の皆様に関する個人情報
・ソリューション事業における、お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、販売店、お取引先などに提供することがあります。
(3)株主の皆様に関する個人情報
・商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・株主としての地位に関し、当社からの情報提供及び事務連絡をおこなうため
・各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
(4)イベントに参加された皆様に関する個人情報
・連絡、イベントの関連情報のご提供
・ソリューション事業における、関連商品またはサービスのご案内、お取引先から委託を受けた調査、分析、宣伝、 広告業務の遂行等上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。
(5)当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
・連絡、情報のご提供および採用選考
・入社を希望される方向けの当社のWebサイトの改善
(6)当社へ来社される方に関する個人情報
・当社のセキュリティの確保のために利用するものとします。
(7)TIS東北の役員・従業員および退職者またその家族等に関する個人情報
・入社手続き
・雇用管理、勤務管理、賃金管理
・法令等に基づく届け出・報告・資料作成
・福利厚生、安全衛生管理
・教育・研修
・緊急連絡
(8)当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報
・その利用目的のために利用するものとします。
なお、お客様から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。
ただし、次の場合は除きます。
A.利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
B.利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
C.国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
D.取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

2. 委託を受けた「個人情報」の利用目的

当社が業務を委託されたことに伴いお預かりする個人情報は、当該業務を行うために利用するものとします。

Ⅱ. 第三者提供について

当社は、お客様から取得いたしました個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

また、次の場合については、個人情報の提供にあたりあらかじめお客様の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。
・利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
・合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合
・個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき  

Ⅲ.個人情報等の委託について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合があります。

Ⅳ. 安全管理措置について

1. 組織的安全管理措置

(1)組織体制の整備
・管理責任者を選任しセキュリティ会議の運用
(2)規程の制定および規程に従った運用
・ 情報セキュリティ方針に基づくセキュリティポリシー(規定、細則)の策定および運用
(3)個人情報取り扱い台帳の整備
・個人情報を預託される業務、個人情報を取得する業務を台帳管理
(4)安全管理措置の評価、見直しおよび改善
・取り扱い者による自主点検、内部監査およびマネジメントレビューによる改善
(5)情報セキュリティに関する事故、違反への対処
・ 対策本部の設置および違反者への法的措置  

2. 人的安全管理措置

(1)個人情報を取り扱う際の機密保持
・ 従業員からの誓約書の徴収
・協力会社、業者との機密保持契約の締結
(2)従業者に対する教育・訓練
・ eラーニング等による全員教育の実施 

3. 物理的安全管理措置

(1)入退室管理の実施
・セキュリティレベルを設定しICカードによる入室制御の実施
(2)盗難等に対する対策
・機密書類・媒体の施錠保管、可搬PCのワイヤーロック、クリアポリシの実施
(3)機械・装置の物理的な保護
・停電、防災対策の実施  

4. 技術的安全管理措置

(1)アクセス制御
・アクセス者の最少化とアクセス制御の実施
(2)アクセス権限の管理
・職務に応じたアクセス範囲と権限設定の管理
(3)アクセス記録
・作業記録、アクセスログの取得と保管
(4)情報システムに対する不正ソフトウェア対策
・ウイルス対策定義(DAT)とセキュリティパッチの自動適用
(5)移送、通信時の対策
・移送媒体の暗号化および電送化、通信におけるVPN、セキュアメールの利用
(6)情報システムの監視
・アクセスログの監視  

5. 従業者、委託先の監督

(1)インターネットのアクセス制限
(2)各委託先における情報セキュリティ統括責任者の選任  

Ⅴ. 「開示等の求め」について

当社は、保有する個人情報(Ⅰ.1)記載のもの)の本人またはその代理人(法定代理人/委任に基づく代理人)からの「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供停止の求め」(「開示等の求め」といいます)について、以下の手続等に基づき対応させていただきます。  

1. 開示等の求めの申し出先

開示等の求めは、下記の窓口宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送り頂きますようお願い申し上げます。

開示等の求めに関しては、郵送以外のお申し出はお受け致しかねますのでその旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
住所 〒980-0021 宮城県仙台市青葉区中央4-4-19 アーバンネット仙台中央ビル6階
窓口名 TIS東北株式会社 管理部

2. 開示等の求めの方式(提出すべき書面の様式、本人または代理人であることの確認方法等)

開示等の求めを行う場合は、次の申請書①をダウンロード(PDFファイル)し、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類②を同封して申し出先にご郵送ください。

開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、下記必要書類【1】・【2】に加えて代理人を証明する書類【3】を同封の上、申し出先にご郵送ください。

ご提出頂きました書類に不備がある場合は、ご返送させて頂く場合もありますので同封書類をよくご確認の上ご郵送ください。  

【1】当社所定の申請書

※申請書に対象としてご記入頂きました保有個人データに関してのみ、対応させて頂きます。

 

【2】本人確認のための書類
下記項目のそれぞれ1通が必要です
a.開示等の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名および住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カード のコピーのいずれか1通
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
※個人番号カードを複写機により複写したものを提出する場合は、表面のみ複写してください。
  また、住民票の写しに個人番号の記載がある場合、黒塗りしてください。
b.上記書面に加えて、住民票の写し(コピーは不可) または外国人登録原票の写し(コピーは不可) いずれか1通

 

【3】代理人確認のための書類
a.親権者もしくは成年後見人からの申し出の場合:
戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類 いずれか1通
※開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
※個人番号カードを複写機により複写したものを提出する場合は、表面のみ複写してください。
また、住民票の写しに個人番号の記載がある場合、黒塗りしてください。
親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類(前記②)
b.本人が委任した代理人の場合:
委任状(本人の署名捺印) 1通
委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書 1通
代理人を確認するための書類(前記②)
※提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。 

 

3. 手数料及びお支払方法(「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」の場合のみ)

・各申請のうち、「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」を行う場合には、手数料が必要となります。
・手数料:1つの申請につき、1,000円(税込み)
・開示申請の数に応じた金額分の郵便切手を申請書類に同封してください。

※手数料が同封されていなかった場合、及び、不足していた場合には、原則申請書記載の住所宛てにその旨のご連絡を差し上げますが、ご連絡発信後30日以内にお支払いただけない場合には、その日の翌日をもって、開示申請はなかったものとして取り扱わせていただきますので、あらかじめご了承願います。  

4. 回答方法

申請書に記載の申請者本人の住所宛てに「本人限定受取郵便」によりご回答申し上げます。

5. 開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について

開示等の求めに際して当社が取得しました個人情報については、開示等の求めへの対応のためにのみ取り扱うものとします。
ご提出いただきました書類等については、手続きが終了した後、3年間保存するものとし、その後廃棄いたします。

Ⅵ. 個人情報の提供の任意性に関する事項

当社へ個人情報をご提供いただくかどうかは、お客様の任意です。
個人情報をご提供いただけない場合は、ご希望の情報やサービスが提供できない場合があります。

Ⅶ.「苦情」の受付窓口について

1. 個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申出ください。

〒980-0021 宮城県仙台市青葉区中央4-4-19 アーバンネット仙台中央ビル6階
TIS東北株式会社 管理部
TEL:050-1702-4159(代)
[注意事項]
直接ご来社いただいてのお申出はお受けしかねますので、その旨ご了承をお願いします。

2. 当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申出先

【認定個人情報保護団体の名称】 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情解決の連絡先】 個人情報保護苦情相談室
<住 所> 〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル
<電話番号> 03-5860-7565、 0120-700-779 

Ⅶ.個人情報取扱事業者について

TIS東北株式会社
〒980-0021 宮城県仙台市青葉区中央4-4-19 アーバンネット仙台中央ビル6階
代表取締役社長  川村 智